Geschäftsführer, Wieland Gebäudereinigung GmbH
Martin Wieland führt die Wieland Gebäudereinigung. Gemeinsam mit ibx hat er seinen Betrieb von Zetteln, Tabellen und Chatgruppen auf eine eigene Plattform umgestellt. Wir haben mit ihm über den Weg dahin gesprochen, über die Zweifel davor und darüber, was sich heute im Alltag verändert hat.
Wir sind ein Gebäudereinigungsbetrieb mit rund 150 Mitarbeitern und etwa 1000 Kunden, unsere Leute sind jeden Tag bei ganz unterschiedlichen Kunden im Einsatz. Ein normaler Tag heißt: Einsätze planen, Mitarbeiter einteilen, Stunden im Blick behalten, Nachweise sammeln, mit Kunden sprechen. Das läuft alles gleichzeitig. Genau da wird es schnell unübersichtlich.
Ehrlich gesagt nach Dauerstress. Die Organisation lag über Chatgruppen, Excel-Tabellen, Zettel und Telefonate verteilt. Jede einzelne Frage kostete Zeit und Nerven: Wer ist wo im Einsatz, wie viele Stunden hat jemand, wo liegt welcher Nachweis. Und wir haben für lauter einzelne Programme bezahlt, die sich nicht miteinander kombinieren ließen. Für jede Kleinigkeit bin ich ins Büro gefahren, um etwas nachzusehen, oder ich habe schnell meine Tochter angerufen und gefragt. Heute habe ich alles auf jedem Gerät und in Echtzeit vor mir. Der eigentliche Witz an der Geschichte ist: Meine Leute draußen sind dabei selbst zu halben Bürokräften geworden, weil jeder seinen Teil einfach direkt digital erledigt.
Es gab nicht den einen Moment, es war die Summe. Wenn man abends noch Stunden zusammensucht, statt Feierabend zu haben, und den nächsten Morgen damit beginnt, erst einmal herauszufinden, was überhaupt Stand ist, dann weiß man: Die Technik soll mir Arbeit abnehmen, nicht zusätzlich welche machen. Auf ibx bin ich dann ganz zufällig gekommen. Ich habe Michel beim Einkaufen an der Kasse kennengelernt, wir standen zusammen in der Schlange und haben erst nur ein bisschen rumgealbert. Irgendwann sind wir dann auf das Thema Künstliche Intelligenz gekommen und darauf, was sich damit künftig alles automatisieren lässt. Da war ich sofort im Rennen und wollte mehr wissen.
Fertige Software habe ich mir angeschaut, aber da sollte sich immer mein Betrieb an das Programm anpassen, nicht umgekehrt. Und wir arbeiten nun mal so, wie wir arbeiten, das lässt sich nicht in ein Standardschema pressen. Bei Michel lief es andersherum: Er hat sich erst angeschaut, wie bei uns der Alltag aussieht, und daran hat sich die Lösung orientiert. Für mich als Praktiker war das der Punkt, an dem es Sinn ergeben hat.
Sehr partnerschaftlich. Es war kein Verkaufen und dann verschwinden, sondern echtes Zuhören. Wir haben Schritt für Schritt gebaut, ich konnte immer sagen, was im Alltag noch fehlt, und es wurde umgesetzt. Man merkt, dass da jemand versteht, wie ein Betrieb tickt, nicht nur wie Software funktioniert. Michel hat von sich aus auf vieles hingewiesen, was sich noch verbessern lässt, hat sinnvolle Regeln ins System gebracht und immer wieder Funktionen vorgeschlagen, um das Ganze runder zu machen. Er denkt einfach mit, das hat richtig Spaß gemacht.
Alles läuft an einem Ort. Einsätze plane ich von A bis Z, jeder hat einen klaren Status. Die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten direkt am Smartphone, ohne Zettel, und das Büro hat immer sofort alle Infos und Zahlen. Den Arbeitsschein unterschreibt der Kunde direkt auf dem Handy. Dokumente und Nachweise legen sich automatisch ab. Urlaub, Lohnabrechnungen, Beweisfotos, der Chat mit dem Team, alles steckt in einem System. Und es hängt an Microsoft 365, Lexoffice und Outlook, sodass ich nichts mehr doppelt pflege.
Das war meine größte Sorge, und sie hat sich in Luft aufgelöst. Man ruft die Plattform einmal im Browser auf, legt sie auf den Startbildschirm, fertig, sie fühlt sich an wie eine ganz normale App. Am Computer im Büro läuft sie genauso, einfach über den Browser, ohne dass man etwas installieren muss. Die Bedienung ist schnell, funktioniert auch bei wenig Empfang, und es gibt einen hellen und einen dunklen Modus. Nach ein paar Tagen wollte keiner mehr zurück zum Zettel.
Ich habe den Kopf wieder frei für das Wesentliche. Die ganze Sucherei ist weg. Wenn ich wissen will, wie ein Einsatz steht oder wie viele Stunden jemand hat, schaue ich einmal rein und habe die Antwort. Bei der Einsatzplanung werde ich sogar gewarnt, wenn ein Mitarbeiter zu viele Stunden hat, Krankmeldungen und Urlaub stehen direkt im System, und wenn ich gerade niemanden frei habe, schreibe ich den Einsatz einfach offen zur Bewerbung aus. Ich muss kaum noch mitdenken, das ist wirklich eine enorme Erleichterung. Der Verwaltungsaufwand ist deutlich kleiner geworden, und die vielen einzelnen Softwarekosten sind zu einem System zusammengeschmolzen. Unterm Strich zahle ich heute deutlich weniger als vorher, als ich noch für lauter einzelne Programme aufkommen musste.
Dass Digitalisierung nichts Abgehobenes ist, sondern einfach heißt: weniger Papierkram, mehr Zeit für den eigentlichen Job. Man muss auch nicht alles auf einmal umstellen. Der wichtigste Schritt ist, sich den eigenen Alltag ehrlich anzuschauen und genau dort anzufangen, wo am meisten Zeit verloren geht. Und man muss keine Angst davor haben: Das ist heute alles schon da, es kostet kein Vermögen, und der Betrieb muss dafür weder stillstehen noch komplett umgekrempelt werden. Ich hätte es früher machen sollen.
Wir bauen weiter aus. Das Schöne ist, dass die Plattform mitwächst. Wenn uns etwas Neues einfällt, etwa eine Marketingaktion für die Fensterreinigung im Frühjahr, dann setzen wir das um. Es ist keine fertige Kiste, sondern etwas, das sich mit dem Betrieb weiterentwickelt. Ich habe noch so viele Ideen, gerade überlegen wir zum Beispiel, die Lagerhaltung mit einzubinden und die Inventur monatlich immer parat zu haben. ibx ist für mich dabei ein echter Partner geworden.
Sehr gern. Wer ernsthaft darüber nachdenkt, darf mich gern im Büro anrufen, ich teile meine Erfahrungen offen und ehrlich, egal ob es um die Umstellung, die Zusammenarbeit oder den Alltag mit dem System geht. Meine Nummer finden Sie mit einer kurzen Suche im Netz, oder Sie fragen einfach bei ibx nach, die stellen den Kontakt gern für Sie her.
Was für die Wieland Gebäudereinigung entstanden ist, bauen wir für jeden Betrieb genau so, wie er arbeitet. Wir schauen uns zuerst Ihren Alltag an und fangen dort an, wo am meisten Zeit verloren geht.